La escena comienza con un ejecutivo hablando acaloradamente, con gestos de preocupación mientras analiza la situación actual. La audiencia virtual se preocupa porque no puede escucharlo. “El inconveniente fue simple: había olvidado prender el micrófono”, cuenta con una sonrisa Laura Sanjurjo, gerente de marketing y miembro del directorio del grupo Hasar, compañía que desarrolla soluciones tecnológicas para retail, industria, gobierno y salud. Ella reconoce que tiene divertidas anécdotas de estos encuentros virtuales. “Las primeras reuniones de directorio que hicimos bajo esta modalidad duraban tres horas. Con el tiempo pudimos organizarnos para hacer reuniones más seguidas y tratar temas puntuales. Pero todavía siguen apareciendo niños, en medio de las calls, pidiendo ayuda con alguna tarea. Incluso en un evento en vivo, segundos antes de que comenzara, el orador tuvo que correr para detener a su jardinero, que iba a comenzar a cortar el pasto de su jardín en ese preciso momento”, continúa.
Muchos lectores compartirán, seguramente, varias anécdotas similares que quedarán en sus recuerdos.Es que hace dos meses comenzó el aislamiento social obligatorio y nos obligó a incursionar en el mundo de las reuniones virtuales. A partir de ese momento las tecnologías empezaron a ganar cada vez más terreno y luego de unos días no quedó más alternativa que concretar, remotamente, hasta las reuniones de directorio.
Aunque algunas compañías estaban, antes del confinamiento, habituadas a utilizar estas herramientas, muy pocos directores se conectaban desde sus hogares, y menos aún con sus propios dispositivos y sus conexiones hogareñas -que además están siendo utilizadas por todos los integrantes de su familia-. Tampoco era habitual que absolutamente todos los integrantes de una reunión participaran de forma virtual. Por eso estos días fueron un gran desafío para todas las empresas.
El grupo Hasar tenía antes de la pandemia una reunión de directorio cada 15 días. Ahora, en el contexto de la cuarentena necesitan reunirse, al menos, dos veces por semana. “Los directores son ocho y alguno de ellos no estaban muy habituados al uso de estas tecnologías, por eso fue necesario establecer pautas claras”, reconoce Sanjurjo.
“La cuarentena nos obligó a transformar todas nuestras reuniones en encuentros virtuales, tomando el máximo provecho de las tecnologías de comunicación. Más aún cuando tenemos en cuenta las posiciones de liderazgo donde seguimos muy de cerca la evolución del equipo, del negocio y de nuestros clientes. De todas maneras en Mastercard estábamos muy preparados para trabajar de forma remota. Contamos, además, con sistemas de seguridad informática ya establecidos, que nos permiten mantener un vínculo fluido entre la oficina local y las oficinas de la región”, cuenta Agustín Beccar Varela, gerente general de Mastercard para Argentina y Uruguay.
En Unilever muchos miembros del directorio tienen cargos a nivel regional y por eso suele variar la cantidad de personas que integran cada uno de los boards. Por lo general participan de estas reuniones entre 10 y 15 personas. “Antes de la cuarentena estábamos acostumbrados a hacer reuniones en las cuales algunos ejecutivos estaban físicamente en las oficinas y otros participaban de forma remota, desde sus países. Hoy, claro, todos participan de forma virtual”, señala Gonzalo Pardo, director de IT de Unilever Cono Sur.
Entre las principales herramientas tecnológicas Unilever utiliza, para sus reuniones, Microsoft Teams y hace algunas semanas comenzaron a implementar Microsoft Teams Live Event. “La utilizamos para realizar la reunión que hacíamos trimestralmente todos los empleados con nuestro presidente de Unilever Latinoamérica. Funcionó muy bien, a través de esa herramienta brindó una charla para más de 1000 personas, todas conectadas desde sus hogares”, cuenta con orgullo el director de IT. Según revela Pardo la reunión virtual con su presidente fue una experiencia que aplicaron por primera vez. Es más, desde que inició la cuarentena esta reunión la realizan, ahora, cada 15 días porque consideraron que era importante que los líderes estén más cerca de todos los empleados. “Esta tecnología nos permitió, en cuestión de horas, poder organizar una reunión de manera ágil, sencilla y rápida; y que más de 1000 personas se conecten al mismo tiempo en todo el país, para presenciar la charla”, resume.